Digitalizarea sistemelor fiscale devine standard în tot mai multe ţări. Într-un interviu cu Adina Andrei de la Infinite IT Solutions, explorăm cum companiile se pot adapta rapid la cerinţele de facturare electronică în România şi dincolo de graniţe, transformând obligaţiile legislative în avantaje reale de business.
Digitalizarea fiscală şi facturarea electronică obligatorie devin standard în tot mai multe ţări. Ar putea sistemul ANAF RO e-Factura din România să fie o oportunitate de creştere pentru companii? Cum pot companiile valorifica această cerinţă pentru a obţine un avantaj pe pieţe externe?
Digitalizarea sistemelor fiscale nu mai este opţională – este o necesitate. Vedem asta la ANAF RO e-Factura în România, la ZATCA în Arabia Saudită, la KSeF în Polonia şi la SDI în Italia. Fiecare dintre aceste sisteme funcţionează diferit – atât din punct de vedere tehnologic, cât şi legal. Pentru companii, asta înseamnă să se adapteze rapid la numeroase modele de facturare electronică complet diferite. Exact aici devine crucială gândirea globală – o abordare limitată nu mai este eficientă.
Când colaborezi cu un furnizor care asigură conformitatea nu doar cu ANAF RO e-Factura, ci se integrează si cu alte sisteme internaţionale, câştigi flexibilitate şi pregătire pentru expansiune globală. În loc să te concentrezi doar pe cerinţele locale, poţi să-ţi creşti afacerea oriunde vezi potenţial – fără să-ţi faci griji despre conformitate sau limitări tehnice.
Deci, integrarea locală cu fiecare sistem separat nu este suficientă?
Cu siguranţă nu. Integrarea cu sistemul ANAF RO e-Factura este doar o piesă a puzzle-ului, dacă vorbim de companii internaţionale, multinaţionale. Este suficientă pentru companiile mici, locale. Când o companie operează pe mai multe pieţe – fiecare cu reglementările şi formatele sale – integrările separate devin rapid ineficiente, costisitoare şi greu de întreţinut. Încă şi mai rău: o schimbare reglementară într-o ţară poate afecta procesele din întregul grup dacă nu există o abordare centralizată. De aceea tot mai mulţi manageri financiari caută un partener tehnologic global unic – şi aici intervine platforma Global Invoicing Platform (GIP) de la Infinite.
Integrarea sistemului RO e-Factura implică câteva provocări complicate pentru companiile româneşti — de la obstacole tehnice şi managementul datelor, la riscuri de conformitate şi blocaje procedurale. Putem menţiona una dintre ele legată de Structura Complexă a Datelor & Cataloage de Date Incomplete: cerinţe stricte de formatare deoarece facturile trebuie să urmeze standardul RO_CIUS (bazat pe UBL 2.1 sau CII, aliniat cu EN 16931), ceea ce impune informaţii precise despre companie/beneficiar – de ex. coduri poştale, tipuri de adresă, coduri de TVA etc. De asemenea, lacunele din datele vechi reprezintă o provocare deoarece multe IMM-uri nu păstrează cataloage de date detaliate în formatul aşteptat de e-Factura, ceea ce necesită curăţare sau îmbogăţire semnificativă — adăugând timp şi complexitate.
Fără să mai menţionăm modificările platformei RO e-Factura & lacunele de suport: ANAF actualizează frecvent sistemul şi documentaţia, uneori cu un timp de adaptare redus. În plus, suportul pentru utilizatori (e-mail sau ghid tehnic) poate fi vag, foarte tehnic sau să vină prea târziu.
Care este valoarea adaugată pentru o companie dacă alege să lucreze cu Infinite?
Soluţiile de e-Facturare de la Infinite oferă rezolvări pentru toate aceste provocări.
Punctele noastre forte sunt complexitatea şi flexibilitatea. Platforma Infinite Global Invoicing Provider (GIP) este o platformă care suportă multiple sisteme naţionale de facturare electronică – precum ANAF RO e-Factura, ZATCA, KSeF, SDI şi altele – şi se adaptează automat la reglementările în schimbare. Pe deasupra, suntem un punct de acces certificat PEPPOL, ceea ce permite conformitatea completă în ţări precum Germania, Franţa, Scandinavia şi Benelux.
Pentru clienţi, asta înseamnă un singur lucru: indiferent de ţară, cerinţe sau formatul facturii, procesul de facturare este consistent, conform şi complet automatizat. Cel mai important – rămâne sub controlul financiar şi operaţional al companiei, fără necesitatea de a investi în soluţii locale sau de a angaja specialişti suplimentari.
Aţi menţionat PEPPOL. Este cu adevărat o simplificare pentru afacerile europene sau doar o altă provocare?
PEPPOL este o reţea internaţională şi un set de standarde care permit companiilor şi instituţiilor publice să schimbe în mod securizat şi legal documente electronice – cum ar fi facturi, comenzi sau confirmări de livrare. Totul are loc prin puncte de access securizate, care servesc ca gateway-uri în cadrul ecosistemului digital.
PEPPOL simplifică mult schimbul internaţional de documente – atât cu administraţiile publice, cât şi între companii. Infinite este punct de acces certificat PEPPOL, permitem clienţilor noştri să trimită facturi în conformitate cu standardele europene, fără necesitatea unor integrări separate cu fiecare sistem local. Pentru afaceri, asta înseamnă mai puţine excepţii, mai puţină configurare manuală, mai multă automatizare şi conformitate deplină cu cerinţele de interoperabilitate şi securitate.
Ce beneficii evidenţiază cel mai des clienţii voştri?
Cel mai des auzim trei lucruri: „În sfârşit putem dormi noaptea”, „Nu trebuie să urmăresc schimbările de reglementare – voi faceţi asta pentru noi”, şi „Erorile şi întârzierile au dispărut”.
În cifre, arată astfel: reducerea costurilor operaţionale de până la 25 %, timpul de implementare scurtat cu aproximativ 40 %, erorile umane eliminate în proporţie de până la 90 %, şi conformitate completă fără necesitatea unor experţi fiscali suplimentari.
Pentru CFO, asta înseamnă o economie reală de timp, bani şi resurse. Pentru organizaţii – stabilitate operaţională şi pregătire pentru extindere.
Permiteţi-mi să dau un exemplu: un client polonez care operează în România, Italia şi Arabia Saudită. În România, ANAF RO e-Factura a introdus noi scheme XML şi formatul SAF-T – platforma noastră şi-a ajustat automat documentele pentru a îndeplini noile cerinţe fără nicio perioadă de nefuncţionare la emiterea facturilor. În Arabia Saudită, situaţia este mai complexă – pe lângă trimiterea facturilor către ZATCA, companiile sunt obligate să le stocheze local cel puţin şase ani conform standardelor ZATCA. Soluţia noastră îndeplineşte aceste cerinţe 100 %. Datorită Infinite GIP, clientul nu a trebuit să investească în servere locale sau să-şi reconfigureze arhitectura – totul se întâmplă într-o singură platformă, menţinând securitate completă şi conformitate reglementară.
Cum funcţionează integrarea cu sistemul ERP al clientului?
Asta este unul dintre punctele noastre forte. Avem conectori pregătiţi pentru cele mai populare sisteme ERP, precum SAP, Oracle ERP Cloud şi Microsoft Dynamics 365, precum şi multe soluţii locale şi specifice industriei. Asta înseamnă că implementarea este rapidă, implică minim departamentul IT, şi permite o tranziţie lină la facturarea electronică conformă în mai multe ţări simultan.
În final – ce sfat aţi da companiilor care tocmai îşi încep transformarea digitală în facturare electronică?
Gândiţi-vă global de la început. Chiar dacă astăzi activitatea voastră se desfăşoară doar pe o piaţă, lucrurile se pot schimba rapid. Regulamentele evoluează, pieţele se deschid – şi a fi bine pregătit de la început ajută să eviţi haosul şi remedierile costisitoare mai târziu.
Alegând un partener ca Infinite, nu obţii doar conformitate cu ANAF RO e-Factura, ci şi o platformă pregătită pentru orice scenariu: noi ţări, noi formate, noi cerinţe. Şi asta este ceea ce oferă managerilor financiari linişte, securitate şi libertatea de a se concentra pe creştere strategică.
Despre Infinite IT Solutions:
Infinite IT Solutions este o companie europeană de tehnologie cu peste 20 de ani de experienţă în transformare digitală. Platforma sa vedetă, Global eInvoicing Platform (GIP), asigură conformitatea cu mandate de facturare electronică în peste 60 de ţări, inclusiv ANAF, PEPPOL, ZATCA, EmaraTax şi KSeF. Infinite IT sprijină organizaţii din întreaga lume în atingerea conformităţii digitale şi a eficienţei, iar sucursala din România lucrează deja de 8 ani cu peste 1300 clienţi locali.
