O platformă HR poate simplifica semnificativ o zi obişnuită într-un departament de resurse umane. Iar o astfel de zi ar putea arăta aşa: un angajat are nevoie de o adeverinţă, altul solicită ultimul act adiţional semnat, un manager cere o situaţie a concediilor din echipa sa, iar datele contractuale ale unui coleg trebuie actualizate. Şi exemplele pot continua.
Niciuna dintre aceste solicitări nu este neobişnuită. Problema apare atunci când, pentru a le rezolva, informaţiile trebuie căutate în fişiere, documente, e-mailuri şi aplicaţii diferite. Pentru echipa de HR, asta înseamnă mult timp pierdut, mai ales dacă vorbim despre companii cu zeci sau sute de angajaţi.
Un software de resurse umane poate rezolva această problemă pentru că aduce într-un singur sistem datele şi documentele angajaţilor şi permite gestionarea unitară a proceselor.
Digitalizarea nu înseamnă însă doar mutarea informaţiilor din fişiere într-o aplicaţie. Odată centralizate, datele şi documentele pot fi mai uşor accesate, actualizate şi folosite în activitatea de HR.
Iar asta schimbă modul în care echipa lucrează zi de zi: găseşte mai repede informaţiile şi documentele de care are nevoie, reduce munca repetitivă, urmăreşte mai uşor modificările şi solicitările, generează rapoarte pe baza datelor existente şi poate automatiza transmiterea anumitor informaţii către alte sisteme.
Centralizarea datelor angajaţilor într-o platformă HR
Un manager are nevoie de o informaţie despre un membru al echipei. Poate vrea să verifice funcţia acestuia, data unei modificări contractuale sau un alt detaliu relevant. Dacă datele sunt păstrate în mai multe fişiere şi aplicaţii, o simplă întrebare poate însemna mult timp pierdut cu găsirea informaţiei şi verificarea faptului că aceasta este actualizată.
Iar pe măsură ce o companie se dezvoltă, volumul de informaţii pe care echipa de HR trebuie să îl gestioneze devine tot mai mare: date personale şi contractuale, funcţii, beneficii, concedii, certificări, echipamente şi documente asociate angajaţilor.
O platformă HR permite centralizarea acestor informaţii într-un singur loc. Datele despre angajaţi pot fi gestionate împreună cu structura organizaţiei, astfel încât departamentele, punctele de lucru, funcţiile şi poziţiile să poată fi urmărite în acelaşi sistem.
Automatizarea proceselor repetitive de resurse umane
Un contract pe perioadă determinată se apropie de data expirării. Dacă procesul este gestionat manual, termenul trebuie urmărit într-un calendar, într-un tabel sau printr-un reminder, pentru ca echipa de HR să poată acţiona la timp.
Şi acesta este doar unul dintre numeroasele termene pe care echipa de HR trebuie să le urmărească. Pe parcursul relaţiei cu fiecare angajat apar modificări, actualizări şi solicitări care trebuie înregistrate, verificate sau soluţionate în termene rezonabile. La nivelul întregii organizaţii, aceste operaţiuni ajung să însemne un volum considerabil de muncă administrativă.
O platformă HR poate automatiza o parte dintre aceste procese şi poate genera notificări atunci când apar modificări sau se apropie termene care necesită atenţie.
Astfel, echipa nu mai trebuie să se bazeze exclusiv pe verificări manuale pentru a urmări fiecare termen, ci poate interveni atunci când este nevoie de o acţiune.
Gestionarea istoricului şi a modificărilor angajaţilor
Un angajat solicită ultimul act adiţional semnat. Dacă de-a lungul timpului au existat mai multe modificări ale contractului, iar documentele sunt păstrate în foldere sau sisteme diferite, o cerere aparent simplă începe cu identificarea celei mai recente versiuni.
Situaţia este similară atunci când se modifică funcţia, managerul sau alte informaţii asociate angajatului. Fiecare schimbare adaugă o nouă etapă în istoricul relaţiei sale cu organizaţia.
Prin centralizarea datelor şi documentelor, informaţiile actuale pot fi păstrate împreună cu istoricul modificărilor, astfel încât echipa să poată urmări mai uşor evoluţia acestora.
Pentru HR, diferenţa este că istoricul unui angajat nu mai trebuie reconstruit din mai multe surse. Devine mai simplu să vezi care este situaţia actuală, ce s-a schimbat şi ce documente sunt asociate acelor modificări.
Gestionarea documentelor într-un software de resurse umane
Un angajat are nevoie de o adeverinţă. Altul poate solicita o copie a unui document mai vechi. În astfel de situaţii, timpul necesar rezolvării cererii nu este dat întotdeauna de documentul în sine, ci de găsirea informaţiilor de care ai nevoie pentru a-l pregăti sau identifica.
Atunci când contractele, actele adiţionale şi celelalte documente sunt păstrate împreună cu datele angajatului, echipa de HR nu mai trebuie să le caute în foldere, e-mailuri sau arhive separate.
Un software de resurse umane permite păstrarea documentelor împreună cu informaţiile angajatului, astfel încât acestea să poată fi găsite şi consultate mai uşor atunci când este nevoie.
În activitatea de zi cu zi, schimbarea este simplă, dar importantă: mai puţin timp petrecut căutând documente şi mai mult timp pentru rezolvarea efectivă a solicitărilor. Iar diferenţa devine tot mai vizibilă pe măsură ce numărul angajaţilor şi volumul documentelor cresc.
Rapoarte şi statistici pentru decizii de HR
Un manager vrea să afle care este situaţia concediilor în echipa sa. În altă zi, întrebarea poate viza evoluţia numărului de angajaţi, fluctuaţia de personal sau evoluţia salariilor.
Atunci când datele sunt păstrate în mai multe surse, răspunsul la astfel de întrebări poate presupune exporturi, centralizări şi construirea manuală a unor rapoarte.
O platformă HR poate transforma datele deja existente în rapoarte şi statistici despre personal, fluctuaţie, plecări, costuri, salarii sau concedii şi permite filtrarea informaţiilor în funcţie de ceea ce trebuie analizat.
Astfel, datele HR nu mai sunt doar informaţii care trebuie stocate şi actualizate, ci devin instrumente pentru a înţelege mai bine ce se întâmplă în organizaţie, pentru a urmări în timp evoluţia numărului de angajaţi, a fluctuaţiei de personal sau a salariilor şi pentru a lua decizii pe baza unor informaţii concrete.
Integrarea platformei HR cu REGES Online şi alte sisteme
Datele contractuale ale unui angajat trebuie actualizate. În această situaţie, modificarea este operată în sistemul intern al companiei, dar anumite informaţii trebuie transmise şi către alte platforme. Dacă sistemele nu sunt conectate, aceeaşi informaţie poate ajunge să fie introdusă manual de mai multe ori.
De aceea, integrarea este un criteriu important atunci când alegi o platformă HR. Cu cât sistemele folosite de companie pot face schimb de informaţii, cu atât scade nevoia de a prelua şi reintroduce manual aceleaşi date.
De exemplu, integrarea cu REGES Online – Registrul General de Evidenţă a Salariaţilor – permite transmiterea şi verificarea automată a datelor obligatorii despre angajaţi şi contracte.
Pentru echipa de HR, asta înseamnă mai puţine operaţiuni manuale şi un risc mai mic de apariţie a unor diferenţe între informaţiile existente în sisteme diferite.
Implementarea unei platforme HR nu înseamnă doar digitalizarea unor procese administrative. Ceea ce se schimbă este timpul şi numărul de paşi necesari pentru gestionarea lor, dar şi modul în care echipa de HR poate folosi informaţiile pe care le are la dispoziţie.
Atunci când alegi o platformă HR, porneşte de la activitatea de zi cu zi a echipei şi identifică unde se pierde cel mai mult timp, ce informaţii sunt greu de găsit, ce operaţiuni se repetă şi ce procese presupun încă verificări sau actualizări manuale. Astfel, poţi stabili mai clar de ce funcţionalităţi ai nevoie şi unde poate digitalizarea să aducă cele mai mari beneficii.
