Anul acesta, ArchivIT implineste 10 ani pe piata serviciilor de arhivare din Romania, si nu oricum, ci cu 1 milion de cutii de arhivare depozitate in centrul sau, special conceput pentru depozitarea arhivelor. Tot in acest an, numarul clientilor din portofoliul ArchivIT a trecut de 1.000, incununand cat se poate de fericit aniversarea unui deceniu de activitate.
In ceea ce priveste tipologia clientilor ArchivIT, aceasta este foarte variata, fiind compusa din institutii publice si companii private de diverse marimi, atat active, cat si lichidate. Practic, orice institutie sau firma care detine documente fizice poate beneficia de serviciile ArchivIT.
Beneficiile externalizarii serviciilor de arhivare catre ArchivIT
• Siguranta arhivelor este vitala pentru orice detinator sau creator de documente. Din acest motiv, ArchivIT a facut din siguranta depozitului sau principala preocupare, investind considerabil in cele mai moderne tehnologii de preventie si stingere a incendiilor, in sisteme antifurt si securitatea datelor, pentru pastrarea in bune conditii a documentelor pe termen lung.
Rezultatele eforturilor si investitiilor se vad astazi, cand ArchivIT detine unul dintre cele mai sigure centre de depozitare din Romania. Iata cateva dintre facilitatile depozitului de arhivare ArchivIT:
♦ Autorizatii Arhivele Nationale
♦ Autorizatie PSI pentru depozitare arhiva
♦ Rafturi metalice proiectate pentru a rezista la cutremure de peste 8 grade pe scara Richter
♦ Sisteme de alarma performante si paza permanenta
♦ Serviciu privat de pompieri 24/7
♦ Monitorizare CCTV 24/7
♦ Perimetru inchis cu porti automate
♦ Temperatura si umiditate monitorizate si controlate 24/7
♦ Independenta din punct de vedere energetic si al alimentarii cu apa
♦ Certificari ISO
• Rapiditatea in prestarea serviciilor reprezinta un alt beneficiu. Clientul apreciaza acest aspect, atat in momentul preluarii arhivei de catre firma de arhivare, cat si ulterior, cand solicita furnizarea anumitor documente din arhiva. In aceasta privinta, investitiile in echipamente ultramoderne, cum ar fi conveyor-ul, order picker-ele etc. joaca un rol decisiv. Expertiza si experienta specialistilor companiei contribuie si ele substantial la rapiditatea si calitatea serviciilor.
• Garantia ca arhiva este organizata si pastrata conform legii, ceea ce va elibereaza timpul si resursele pentru celelalte activitati de management. Cunoasterea la zi a legislatiei romanesti privind arhivarea si depozitarea arhivelor, pregatirea de specialitate in managementul arhivei, cat si know how-ul dobandit in cadrul companiei sunt garantiile dumneavoastra ca veti beneficia de cele mai bune servicii de arhivare si depozitare a arhivei.
In acest context, merita mentionat faptul ca ArchivIT este beneficiara unei expertize de peste 30 de ani de la firmele din Grupul care activeaza in acelasi domeniu de activitate in Israel.
• Respectarea regulamentului GDPR si aplicarea acestuia conform prevederilor legislatiei Uniunii Europene (in special Regulamentul General al UE privind Protectia Datelor) si ale Statelor Membre. Mentionam ca un aspect important il constituie pastrarea datelor cu caracter personal conform termenelor legale si nu mai mult. In acest sens, dupa indeplinirea formalitatilor legale, Archivit recomanda casarea la timp a arhivei cu termen de pastrare expirat, procesul de distrugere fiind asigurat gratuit pentru clientii ArchivIT.
• Confidentialitatea tuturor informatiilor, indiferent ca sunt continute in documente sau sunt comunicate verbal. In acest sens, ArchivIT ofera fiecarui client garantii de confidentialitate foarte puternice, dintre care amintim:
♦ Contract de confidentialitate semnat de fiecare angajat ArchivIT
♦ Acces persoane controlat pe baza de carduri magnetice, monitorizat electronic
♦ Monitorizare CCTV interioara si exterioara permanenta
♦ Paza 24 ore, 7 zile din 7
♦ Back-up si Disaster Recovery al datelor stocate
♦ Un angajament asumat prin contract pentru protectia datelor cu caracter personal (GDPR)
♦ Software dedicat pentru managementul inregistrarilor cu nivele prestabilite de acces
♦ Costuri reduse, comparativ cu costurile presupuse de arhivarea interna, in conditii de siguranta si conformitate legala similare. Daca doriti sa va convingeti, va recomandam sa urmati pasii urmatori:
♦ insumati costurile amenajarii si autorizarii unui depozit de arhiva sigur cu costurile aferente angajarii unui specialist in arhivare capabil sa va asigure conformitatea legala si fluiditatea operationala.
♦ Solicitati apoi o oferta din partea firmei ArchivIT si faceti o comparatie.
Daca nu dispuneti de timpul necesar pentru a realiza o estimare financiara privind arhivarea interna, puteti contacta din start specialistii ArchivIT pentru a solicita o Estimare Gratuita.
Concluzionand, serviciile de management al inregistrarilor oferite de ArchivIT presupun gestionarea tuturor documentelor intr-o maniera care sa va ofere cele mai importante beneficii:
1) ACCES RAPID LA DOCUMENTELE ARHIVATE
Baza de date a companiei ArchivIT este organizata astfel incat clientul sa regaseasca fiecare dosar / biblioraft in timp real. Deasemenea, ArchivIT se angajeaza sa puna la dispozitia clientilor orice dosar sau orice document necesar in aceeasi zi sau in urmatoarea zi lucratoare, in functie de urgenta solicitarii.
2) SIGURANTA ARHIVEI
ArchivIT asigura depozitarea inregistrărilor in cele mai bune conditii posibile, spatii autorizate de Arhivele Nationale si PSI, cu sisteme de prevenire si stingere a incendiilor si de protectie pentru arhiva, intr-un mediu curat si ventilat pentru a preveni umiditatea si alte situatii care ar putea distruge arhiva.
3) OPTIMIZAREA COSTURILOR
In acest sens, economiile realizate de clientii existenti ai companiei ArchivIT sunt concludente:
"In toate analizele efectuate la cei peste 1000 de clienti cu care compania noastra colaboreaza la momentul actual, reducerile de costuri au fost semnificative: intre 20% si 50% din costurile interne", Mirela Bondar, CEO ArchivIT
Mai multe informatii gasiti pe site-ul firmei ArchivIT, https://www.archivit.ro
